Nachhaltigkeit, Sozialverträglichkeit und Kosteneffizienz in der Beschaffung

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Der Artikel ist inhaltlich auf dem Stand von 2011

Realisierbarer Dreiklang für das öffentlichen Beschaffungswesen

Das Thema nachhaltiges und sozialverträgliches Beschaffungswesen erfährt breite, vielfach sogar ungeteilte Zustimmung, so lange es auf der theoretischen Ebene betrachtet und diskutiert wird. Bei seiner politischen und operativen Umsetzung wird jedoch schnell deutlich, dass es zunächst gilt, zahlreiche Herausforderungen in sinnvoller zeitlicher Abfolge zu lösen.

Elementaren Widerständen begegnen

Wer ein nachhaltiges und sozialverträgliches Beschaffungswesen anstrebt, wird sich zunächst einmal darauf einstellen müssen, ständig dem weit verbreiteten Vorurteil entgegen treten zu müssen, nachhaltige und sozialverträgliche Beschaffung sei per se kostenträchtiger als die bisherige Praxis. Viele Akteure müssen noch davon überzeugt werden, dass es beim Umstieg neben den Aspekten Nachhaltigkeit und Sozialverträglichkeit gleichzeitig um Effizienz im Umgang mit öffentlichen Mitteln geht. Allzu oft wurde beim Kauf von Produkten und Leistungen in der Vergangenheit nur der Einkaufspreis als Kriterium für das vermeintlich günstigste Angebot berücksichtigt. Die Kosten, die während des Gebrauchs anfallen, wie Betriebskosten sowie Wartung, die Entsorgungskosten am Ende des Lebenszyklus u.a.m., wurden und werden nach wie vor oft völlig außer Acht gelassen oder unzureichend berücksichtigt. Durch nachhaltige Beschaffung sind Kosteneinsparungen möglich, das ist inzwischen vielfach zu belegen.

Politisches Fundament

Eine entscheidende Voraussetzung für den Erfolg nachhaltiger Beschaffung ist das Vorhandensein politischer Unterstützung. Dem Ziel gegenüber aufgeschlossene MitarbeiterInnen öffentlicher Einrichtungen, z. B. Kommunalverwaltungen, haben die Erfahrung gemacht, dass es ohne politische Rückendeckung für diejenigen, die nachhaltig beschaffen wollen, bereits schwierig sein kann, bei möglichst vielen KollegInnen Gehör zu finden. Von daher stellt ein Beschluss der politisch Verantwortlichen zur nachhaltigen Beschaffung eine wesentliche Grundlage für deren einheitliche und koordinierte Umsetzung dar. Ohne einen solchen Beschluss laufen die Bemühungen Gefahr, allein von den persönlichen Anstrengungen einzelner MitarbeiterInnen abhängig und damit bruchstückhaft zu werden. Ein politischer Beschluss ermutigt Beschaffungsverantwortliche, umweltbezogene und soziale Kriterien in den Beschaffungsvorgängen zu berücksichtigen und dieses auch gegen eventuelle instituts- oder verwaltungsinterne Widerstände durchzusetzen. Mit dem politischen Beschluss geht für die gewählten EntscheidungsträgerInnen zudem die Selbstverpflichtung einher, die damit verbundenen Maßstäbe bei allen ihren weiteren Beschaffungsentscheidungen anzulegen und Verantwortung dafür zu übernehmen, dass der Beschluss zur nachhaltigen Beschaffung auch umgesetzt wird.

Zur Erstellung dieses politischen Fundamentes sollte in einem möglichst von allen politischen Kräften getragenen Beschluss eine allgemeine Verpflichtung, nachhaltig zu beschaffen, verankert werden. Wenn nicht grundsätzlich und als politische Einzelbefassung, kann das im Rahmen der Verabschiedung von Beschaffungsrichtlinien erfolgen. Diese Richtlinien können und sollten bereits möglichst umfassend ansetzen, d. h. klar definierte Ziele enthalten. Hilfen zur Entwicklung solcher Beschaffungsrichtlinien stehen u.a. unter www.procuraplus.org zur Verfügung.

Implementierung und Verfahren

Zur Implementierung des neu ausgerichteten Beschaffungswesens haben sich inzwischen gestufte Verfahren bewährt, die auf dem klassischen Management-Kreislauf „Planen, Handeln, Kontrollieren, Verbessern“ aufbauen. Zunächst wird ein Aktionsplan formuliert und implementiert. Im weiteren Ablauf werden dessen Umsetzung permanent überwacht, die erzielten Fortschritte einer kritischen Überprüfung unterzogen und die als notwendig erkannten Veränderungen umgesetzt.

Ein erster Arbeitsschritt besteht darin, die aktuelle Beschaffungspraxis in Form einer Bestandsaufnahme zu erheben. Dies dient als Grundlage zur Identifikation von Verbesserungsmaßnahmen und zur Messung von Fortschritten. In einem weiteren Schritt ist eindeutig festzulegen, in welchen Bereichen der Einrichtung die nachhaltige Beschaffung umgesetzt werden soll (die gesamte Einrichtung oder bestimmte Abteilungen) und welche Produkte/Dienstleistungen dabei erfasst werden.

Zur Bestandsaufnahme ist die Untersuchung der momentanen Organisation der Beschaffung unabdingbar. Ist das Beschaffungswesen zentral oder dezentral organisiert? Welche Personen und Abteilungen sind darin in welche Form von Beschaffungsaktivitäten involviert, und auf welche Art und Weise sind diese Personen und Abteilungen eingebunden? Fragen, deren Antworten zur Festlegung des Umfangs und der zeitlichen Abfolge des Aktionsplans benötigt werden.

Dem schließt sich dann das Erheben von Daten an, die über die Mengen, in denen die Produkte/Dienstleistungen derzeit eingekauft werden, die Einkaufspreise und die ökologischen und sozialen Kriterien, die in der Ausschreibung verwendet werden, Auskünfte geben. Eine so erstellte Liste der Beschaffungsaktivitäten und ihrer jeweiligen Wertungen bildet die Basis für das kontinuierliche Monitoring und unterstützt die Einrichtung dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen, realistische Ziele festzulegen, den Fortschritt der nachhaltigen Beschaffung zu messen und Möglichkeiten zur Erhöhung der Effizienz der Managementpraktiken aufzuzeigen. Sie kann sich zudem als wirkungsvolles internes Kommunikationsmittel erweisen.

Die Beantwortung der Frage, ob sich das neue Beschaffungswesen auf alle oder nur bestimmte (ggf. wie viele und welche) Produkte und Dienstleistungen konzentrieren soll, ist von mehreren Faktoren abhängig:

• dem Umfang der verfügbaren zeitlichen und fachlichen Ressourcen;
• der ökologischen und sozialen Dringlichkeit;
• die Bedeutung, die ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung im Etat einnimmt;
• dem Ausmaß, in dem sich die einzelnen Abteilungen innerhalb der Einrichtung engagieren;
• der Verfügbarkeit geeigneter, kostengünstiger alternativer Produkte und Dienstleistungen;
• u.a.m.

Ziele setzen und erreichen

Erarbeitet eine Einrichtung / eine Kommune eine umfassende Strategie zur nachhaltigen Beschaffung, dann sollten möglichst bereits in der Grundsatzerklärung bzw. dem Dokument, das die Beschaffungsrichtlinie festhält, konkrete Ziele fixiert werden. Als Orientierungshilfen für solche Zieldefinitionen haben sich produktspezifische, messbare, an einen bestimmten Zeitpunkt gebundene, aber auch herausfordernde und dennoch realistische Kriterien bewährt. Hier einige wenige Beispiele:

• bis 20XX stammt 30 % des verwendeten Stroms aus erneuerbaren Energiequellen;
• bis 20XX haben 80 % der neu errichteten/sanierten Gebäude um mindestens 30 % niedrigere Energieverbräuche;
• bis 20XX sind alle elektronischen Bürogeräte energiesparend;
• bis 20XX weisen alle neu beschafften (Kraft-) Fahrzeuge besonders niedrige Emissionswerte auf;
• bis 20XX enthalten die eingekauften Reinigungsmittel keine gefährlichen Substanzen mehr;
• bis 20XX stammen 30 % der in der Einrichtung verwendeten Nahrungsmittel aus kontrolliertem biologischem Anbau.

Zur Formulierung solcher Ziele kann auf die Informationen zugegriffen werden, die in der Bestandsaufnahme erhoben wurden. Sie bietet ein umfassendes Bild der aktuellen Situation und hilft zu erkennen, welches realistische Ziele sind. Für jedes Ziel ist sorgfältig zu überlegen, durch welche Maßnahmen es erreicht werden kann. Bei den durchzuführenden Aktivitäten werden wahrscheinlich konkrete Ausschreibungen einen großen Raum einnehmen, für die allerdings beim Einstieg Schulungsmaßnahmen und Kommunikationsaktivitäten anzuraten sind (mehr dazu unter Aktions- und Maßnahmenplanung). Wie und wo beispielsweise Umweltkriterien in Ausschreibungen eingefügt werden können, ist im letzten Abschnitt dieses Textes dargestellt.

Der Erfolg der Einführung eines auf Nachhaltigkeit und Sozialverträglichkeit ausgerichteten Beschaffungswesens wird ganz wesentlich davon abhängen, dass die damit angestrebten Ziele klar kommunizierbar sind. Nur klare Ziele stellen den Orientierungsrahmen für die quantitative Überprüfung der Fortschritte dar und sind geeignet, der Öffentlichkeit das Engagement zu zeigen und sie von der Sinnhaftigkeit zu überzeugen.

Aktions- und Maßnahmenplanung

Sind die Vorstufen zum konkreten Umschwenken auf ein nachhaltiges und sozialverträgliches Beschaffungsmanagement durchlaufen, ist anzuraten, die spezifischen Bedürfnisse und Beschaffungsaktivitäten der Kommune in einem kurzen, prägnanten Dokument denjenigen, die an den einzelnen Phasen des Beschaffungsprozesses beteiligt sind, an die Hand zu geben.

In umfassenderen Richtlinien zur nachhaltigen Beschaffung wären dann in einem Maßnahmenkatalog eindeutige und praktikable Details dazu zu liefern, wie sich die in der Grundsatzerklärung formulierten Ziele erreichen lassen. Geltungsbereich und Detaillierungsgrad des Aktionsplans sind vom Umfang des gewählten Implementierungsansatzes abhängig, von daher hier nur ein Vorschlag der Bestandteile, die idealerweise enthalten sein sollten:

• die Verpflichtungserklärung der Kommune mitsamt den gesetzten Zielen;
• eine Darstellung der zugewiesenen/vereinbarten Verantwortlichkeiten;
• eine Beschreibung der Maßnahmen und der Vorgehensweise;
• wichtige Fortschritts- bzw. Erfolgsindikatoren.

MitarbeiterInnen, die für die Durchführung einzelner Aufgaben im Zusammenhang mit nachhaltiger und sozialverträglicher Beschaffung verantwortlich sind, verfügen nur in wenigen Ausnahmen über ausreichendes Fachwissen. Für die Mehrzahl sind adäquate Schulungen anzuraten, z.B. für Beschaffungsverantwortliche in der Einführung nachhaltiger Beschaffung, Finanzverantwortliche zum Konzept der Lebenszykluskostenrechnung und NutzerInnen zum nachhaltigen Gebrauch der Produkte und Dienstleistungen.

Nachhaltige und sozialverträgliche Beschaffung setzt voraus, dass allen Akteuren klar ist, was darunter zu verstehen ist, und die Gründe für ihre Einführung sowohl den Angestellten als auch Lieferanten bekannt sind. Es empfehlen sich von daher bewusstseinsbildende Maßnahmen für die Angestellten, Seminare, interne Newsletter, entsprechende Mitteilung an die Lieferanten, Präsentation der Aktivitäten für die Öffentlichkeit u.v.a.m.

Fortlaufende Evaluierung und begleitende Netzwerkarbeit

In der Wertungsliste sollten – wie bereits empfohlen – alle Beschaffungsaktivitäten erfasst werden. Sie gibt damit im laufenden Umstellungs- und Vollzugsprozess den mengenmäßigen Zuwachs an nachhaltigen Produkten und Dienstleistungen über die Zeit an und macht deutlich, wie sich die Kosten dafür verändern. Wenn sie zudem auch die Kosten für Betriebsmittel (Strom, Wasser, Entsorgung etc.) abbildet, können darüber auch präziser die Veränderung der Gesamtkosten erfasst werden, als wenn nur die Einkaufspreise berücksichtigt werden würden.

Nachhaltige Beschaffung setzt aber auch fortwährende Markterhebung, d. h. einen guten Überblick über die am Markt verfügbaren Produkte und Dienstleistungen und deren Preise voraus. Dazu kann es von Vorteil sein, sich mit relevanten Marktakteuren fachlich auszutauschen und fehlende Informationen von potenziellen Lieferanten und anderen ExpertInnen zu erfragen. Viel Zeit kann sparen, wer sich mit anderen öffentlichen Einrichtungen austauscht, die bereits in dem einen oder anderen Bereich Erfahrungen bei der nachhaltigen Beschaffung gesammelt haben.

Literatur, Weblinks

• BMWi: Themenseite Strategische Beschaffung mit weiteren Verweisen
• Christliche Initiative Romero mit terre des hommes: Wie fair kauft meine Stadt? Ein Wegweiser zur sozial verantwortlichen Beschaffung in Kommunen], 2015 (pdf-Format, 56 Seiten)
• Sack / Schulten / Sarter / Böhlke: Öffentliche Auftragsvergabe in Deutschland - Sozial und nachhaltig? Nomos / Edition sigma, 2016, 100 S., ISBN 978-3-8487-2943-2 (Verlagsinformation)
• Procura⁺-Handbuch für Nachhaltigkeit und Kosteneffizienz in der öffentlichen Beschaffung (Herausgeber: ICLEI – Local Governments for Sustainability, Europasekretariat; pdf-Datei, 4 MB, 97 Seiten). Praktischer, einfach zu gebrauchender Leitfaden, mit dem jede öffentliche Einrichtung eine nachhaltige Beschaffung in die Praxis umsetzen kann
• CARPE Leitfaden für verantwortungsbewusste Beschaffung (Herausgeber: CARPE-Net, 2004]; pdf-Datei, 500 kB, 51 Seiten).
• Öko-soziale Beschaffung jetzt! Ein Leitfaden für lokale Initiativen (Hrsg: FIAN Deutschland e. V.); pdf-Datei, 44 Seiten). Dieser Leitfaden richtet sich speziell an Nicht-Regierungsorganisationen. Auch kostenlos bestellbar, Bestellung hier
• Gröger, Jens; Brommer, Eva; Hermann, Andreas; Öko-Institut e.V. Freiburg (Hrsg. Umweltministerium sowie Landesanstalt für Umwelt,Messungen und Naturschutz Baden-Württemberg): Nachhaltige Beschaffung konkret. Arbeitshilfe für den umweltfreundlichen und sozialverträglichen Einkauf in Kommunen, Stand: März 2014 (mit Link zum Download im pdf-Format, 23 Seiten, 5,5 MB)

Berlin

• Berliner FAIRgabe-Bündnis: Wegweiser für einen sozial und ökologisch verantwortlichen Einkauf der Berliner Bezirke, 2016 (pdf-Format, 4 Seiten)

Schleswig-Holstein

Nach der Neufassung des Vergaberechts, das die Anwendung nachhaltiger Kriterien in Vergabeverfahren erleichtert, hat Schleswig-Holstein 2020 ein "Kompetenzzentrum für nachhaltige Beschaffung und Vergabe" eingerichtet. Es wurde bei der landeseigenen "Gebäudemanagement Schleswig-Holstein" angesiedelt und berät Kommunen, die Beschaffungen nach Kriterien wie Klimaschutz, fairem Handel und guten Arbeitsbedingungen gestalten wollen.

• Weblink: Kompetenzzentrum für nachhaltige Beschaffung und Vergabe
• Siehe auch: Zeit, Nachhaltige Produkte: Land hilft Kommunen bei Beschaffung, 26.12.2020

Siehe auch

• Artikel: Sozialverträglichkeit als Kriterium in der kommunalen Beschaffung
• Artikel: Umweltkriterien in der Ausschreibung
• Artikel: ILO-Kernarbeitsnormen
• Projekt "Jede Kommune zählt: Sozial gerechter Einkauf - Jetzt!"
• Nachhaltige Beschaffung, Portal der Bundesregierung